Change ou meurs : le nouveau mantra des PME

Change ou meurs : le nouveau mantra des PME
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Pour garder leur avantage concurrentiel dans un marché en perpétuel changement, les entreprises doivent constamment questionner leur mode de fonctionnement. Voici comment l’agilité organisationnelle peut leur donner une longueur d’avance et de quelle façon elles peuvent l’intégrer à leurs façons de faire.

Pour les PME – qui par définition ne disposent pas de ressources financières et technologiques illimitées – l’approche agile peut s’avérer particulièrement utile. Celle-ci repose en effet sur des qualités de flexibilité, de réactivité et d’adaptabilité, qui aideront à saisir les occasions d’affaires sur un marché imprévisible et changeant.

Son histoire

Concept développé au début des années 1990, l’agilité s’est rapidement imposée comme une façon d’accroître la compétitivité et a été adoptée par plusieurs grandes entreprises du domaine des technologies comme Microsoft, IBM et Motorola. Ce modèle est particulièrement adapté aux organisations qui font face à des environnements complexes, incertains et turbulents, et qui doivent démontrer de fortes capacités d’innovation pour tirer leur épingle du jeu, notamment dans le domaine des TIC, des biotechnologies, de l’ingénierie, du service-conseil, etc.

Agilité 101

« Le concept d’agilité est enraciné dans le principe d’amélioration continue et de recherche de valeur ajoutée. Il s’accorde d’ailleurs parfaitement avec le lean management dont il reprend plusieurs outils », explique Alexandre Paradis, membre du conseil d’administration d’Agile Québec, organisme qui vise à promouvoir l’utilisation des méthodes agiles.

Dans les grandes lignes, le processus agile s’appuie sur une progression par étapes. Cela permet de visualiser l’avancée du projet par section, ce qui évite les erreurs coûteuses en cas de mauvais aiguillage. « Prenons l’exemple d’une entreprise qui souhaite créer un site Internet afin que les joueurs de tennis puissent échanger entre eux. Une fois celle-ci développée, on constate alors que le marché n’a pas d’intérêt pour ce type de produit, mais plutôt pour une plate-forme permettant de gérer la réservation des terrains de tennis des municipalités. Si l’on avait appliqué les principes agiles, on aurait pu tester de petites portions du projet au fur et à mesure de sa réalisation et le réaligner selon les besoins », illustre Alexandre Paradis.

Une PME ou une start-up a donc tout intérêt à se doter d’une stratégie agile, incluant des réévaluations fréquentes et une réorientation en fonction de la demande. « En testant les hypothèses au fur et à mesure, on évite les dépenses inutiles et les erreurs coûteuses », précise M. Paradis. Ce que confirme Jean-François Lafrance, CRHA, conseiller senior, gestion du changement, projets P & E, à la Banque Nationale. « Il est crucial de ne pas présumer des besoins du client mais plutôt de les valider à chaque étape, grâce à de petites livraisons rapides. On peut ainsi s’adapter au fur et à mesure, tout en gardant un œil sur ce que fait la concurrence afin de ne pas se laisser distancer par elle. »

Acquérir une nouvelle culture

Le Scrum est la méthode agile la plus utilisée. Il fournit un cadre méthodologique de gestion de projet, en définissant les rôles de chacun, le rythme itératif et celui des réunions, etc. Puisque l’agilité repose notamment sur le principe des réévaluations fréquentes, on fait la liste des tâches qui devront être réalisées sur de courtes périodes de temps, nommées sprints (itérations). À la fin de chaque sprint, on effectue un retour sur l’efficacité et sur la stratégie à tenir.

Le Kanban (mot japonais signifiant fiche ou étiquette), fait partie des outils agiles les plus utilisés. Sur ce tableau de bord, on colle et on déplace des post-it en fonction du degré de réalisation (à faire, en cours de réalisation, terminé) des différentes tâches à accomplir dans le cadre d’un sprint.

Une « mêlée » quotidienne, brève réunion d’une quinzaine de minutes, aide à faire le point sur l’avancée du projet et sur les priorités de la journée. « Chaque participant parle de ses défis et demande de l’aide s’il en a besoin, ce qui crée un esprit collaboratif au sein de l’équipe », souligne M. Lafrance.

Réussir l’implantation

La formation et l’accompagnement des équipes constituent la meilleure garantie de réussite quand on introduit les méthodes agiles au sein d’une entreprise. Mais pour générer une réelle valeur ajoutée, l’agilité doit aussi être appliquée en profondeur et non pas en surface. « Implanter des outils de façon superficielle, par exemple en utilisant un tableau Kanban sans modifier ses processus, ne fonctionnera pas. Tout comme faire des points de communication réguliers mais qui ne débouchent sur aucune action », mentionne Alexandre Paradis.

Intégrer trop de tâches à la fois dans un sprint est également une erreur fréquente. « Plus la livraison est rapide et efficace, et plus il y a création de valeur ajoutée. Inversement, la perte de temps coûte cher, c’est le principe de flux unitaire », souligne M. Paradis. En effet, l’avantage compétitif provient avant tout de la vitesse d’exécution et de la flexibilité. « Mais attention à ne pas aller trop vite, car la qualité doit demeurer au cœur de la démarche », prévient M. Lafrance.

Employés : joueurs importants

Le mode de fonctionnement des équipes devra aussi être modifié. Elles seront responsabilisées et disposeront de plus d’autonomie dans les moyens pour atteindre les résultats. Dans ce contexte, les gestionnaires doivent soutenir les employés, et mettre en place des pratiques pour faciliter le développement des compétences.

Enfin, rappelez-vous que le principe du One size fits all ne s’applique pas en matière d’agilité. Elle doit être adaptée à l’entreprise, au type de projet, au nombre d’employés, etc. Utiliser une méthode sans discernement, simplement parce qu’elle a fonctionné ailleurs, est une erreur qui peut coûter cher!

Ressources :

  1. Lean start-up : adoptez l’innovation continue, Eric Ries, Pearson, 2015.
  2. Agile Coaching, Rachel Davies et Liz Sedley, Paperback, 2009.
  3. Agile Project Management with Scrum, Ken Schwaber, Paperback, 2004.
  4. Alerte sur la banquise. Réussir le changement dans n’importe quelles conditions, Holger Rathgeber, Pearson, 2008.

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Édité le 3 novembre 2017

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